Tutorial Lengkap Follow Up Otomatis #

Panduan komplit dari A-Z untuk otomatisasi pesan WhatsApp bertahap.

⏱️ Estimasi baca: 25-30 menit · 📊 Level: Pemula sampai Expert

📖 Daftar Isi #

1. Pengenalan Fitur
2. Cara Kerja (Cron & Auto-trigger)
3. Konsep Komponen
4. Aktivasi Paket Add-on
5. Setup Pengaturan Global
6. Membuat Template Pesan
7. Membuat Flow Follow Up
8. Memasukkan Kontak ke Flow
9. Monitoring Progress Kontak
10. Kontrol: Pause, Resume, Stop
11. Statistik & Laporan
12. Skenario Dunia Nyata (6 Contoh)
13. Variable & Personalisasi
14. Troubleshooting
15. Best Practices Anti Banned
16. FAQ Lengkap (20 Pertanyaan)
17. Glossary Istilah

Toko Anda baru dapat leads dari iklan Facebook. Customer isi form, nomor masuk database. Tanpa Follow Up Otomatis, admin harus manual chat satu-satu. Dengan Follow Up Otomatis, Anda cukup setup 1x — setiap nomor baru yang masuk akan otomatis menerima serangkaian pesan yang sudah Anda rancang: pesan perkenalan di menit ke-5, reminder harga di hari ke-2, penawaran diskon di hari ke-5, dst.

SETIAP 5 MENIT:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Loop semua user yang punya Setting aktif         │
│    (is_active = 1)                                   │
│                                                      │
│ 2. Cek apakah sekarang dalam jam kerja user          │
│    (work_hours_start ≤ NOW ≤ work_hours_end)        │
│    (hari ini ada di work_days)                       │
│    ↓                                                 │
│    KALAU DI LUAR JAM KERJA → SKIP user ini          │
│                                                      │
│ 3. Query kontak yang siap dikirim:                   │
│    WHERE status = 'active'                           │
│    AND next_send_at ≤ NOW                            │
│    AND owner = user_id                               │
│    LIMIT 100                                         │
│                                                      │
│ 4. Untuk tiap kontak:                                │
│    a. Load flow, cek is_active=1 + belum expired     │
│    b. Get step sekarang (berdasarkan current_step)   │
│    c. Pilih device connected via round-robin         │
│    d. Kirim pesan via RabbitMQ (instant delivery)    │
│    e. Kalau sukses:                                  │
│         - current_step++                             │
│         - next_send_at = NOW + delay step berikutnya │
│         - Kalau step terakhir → status='completed'   │
│    f. Kalau gagal:                                   │
│         - retry_count++                              │
│         - Kalau retry_count ≥ 3 → status='failed'    │
│         - Kalau masih < 3 → retry dalam 10 menit     │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

1. User tambah/update kontak (manual, import, API)
2. Sistem cek: kontak punya tag apa saja? (dari data JSON atau group)
3. Sistem cari flow yang trigger_tag = tag_kontak AND is_active = 1 AND belum expired
4. Kalau ketemu & belum ada record untuk pasangan (kontak, flow) ini → insert baru
5. Cek max_follow_up_per_contact — kalau kontak sudah di max N flow lain → skip
6. Set next_send_at = NOW + delay Step 0
7. Cron worker akan pickup kontak ini di siklus berikutnya

• Di luar jam kerja → tunggu sampai masuk jam kerja berikutnya
• Device sedang offline → retry otomatis 3x (10 menit interval)
• Server sedang high load → delay 1-2 menit tambahan
• RabbitMQ queue padat (blast massal) → delay 5-15 menit

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                      SETTING GLOBAL                          │
│  (jam kerja, timezone, device, max per kontak, min delay)   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                      TEMPLATE PESAN                          │
│  (library pesan reusable: title, message, media, button)    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                      FLOW (CAMPAIGN)                         │
│  (name, trigger_tag, is_active, expired_at)                 │
│                              │                                │
│       ┌──────────────────────┼──────────────────────┐        │
│       ▼                      ▼                      ▼        │
│  ┌────────┐            ┌────────┐            ┌────────┐      │
│  │ STEP 0 │            │ STEP 1 │            │ STEP 2 │      │
│  │ delay  │            │ delay  │            │ delay  │      │
│  │ pesan  │            │ pesan  │            │ pesan  │      │
│  └────────┘            └────────┘            └────────┘      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│               CONTACT PROGRESS (per kontak)                  │
│  (current_step, next_send_at, status, retry_count)          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    LOG (audit trail)                         │
│  (outgoing_id, sent_at, read_at, replied_at, error)         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

📝 1. Template Pesan #

Fungsi: Library pesan yang bisa dipakai ulang di banyak flow/step. Kalau diubah satu kali, semua flow yang pakai template ini ikut ter-update.

Field:

• title — nama internal (tidak ditampilkan ke customer)
• message — isi pesan (support variable)
• media_url — URL gambar/video (opsional)
• button_text + button_url — tombol link (opsional)

Keuntungan pakai Template vs Pesan Langsung: Maintenance. Misal ada typo di pesan, Anda cukup edit template 1x dan semua flow langsung ter-update.

🔀 2. Flow (Campaign) #

Fungsi: Definisi alur pesan untuk kasus tertentu. Contoh: "Follow Up Leads Dingin", "Reminder Cart Abandoned", "Onboarding Member Baru".

Field:

• name — nama flow (tidak dilihat customer)
• trigger_tag — tag yang memicu flow auto-start. Case-sensitive, tidak boleh ada spasi atau karakter khusus.
• is_active — 1 = aktif, 0 = nonaktif
• expired_at — tanggal kadaluwarsa (opsional; null = selamanya)
• total_steps — jumlah step (otomatis di-hitung)

🪜 3. Step (Tahapan Pesan) #

Fungsi: Setiap pesan dalam flow. Minimal 1 step, maksimal tidak terbatas.

Field:

• step_order — urutan (0, 1, 2, 3, ...). Step dengan urutan 0 dikirim paling pertama.
• delay_type — minutes, hours, atau days
• delay_value — angka delay
• message — pesan langsung (pilih ini ATAU template_id)
• template_id — ID template (pilih ini ATAU message)
• media_url, button_text, button_url — opsional

👤 4. Contact Progress #

Fungsi: Tracking posisi tiap kontak di flow. 1 record = 1 kontak di 1 flow. Satu kontak bisa punya banyak record (di flow berbeda).

Field:

• current_step — step yang akan dikirim berikutnya (0, 1, 2, ...)
• next_send_at — timestamp kapan pesan berikutnya akan dikirim
• status — active / paused / stopped / completed / failed
• retry_count — counter retry (0-3)
• triggered_at, completed_at, paused_at

📜 5. Log (Audit Trail) #

Fungsi: Catatan permanen setiap percobaan pengiriman. Disimpan forever untuk audit.

Field:

• status — pending, sent, failed
• sent_at — waktu terkirim ke RabbitMQ
• read_at — waktu dibaca (centang biru)
• replied_at — waktu customer balas
• error_message — pesan error kalau gagal
• outgoing_id — link ke tabel Outgoing

⚙️ 6. Setting Global #

Fungsi: Konfigurasi yang berlaku untuk semua flow milik user. 1 user = 1 setting.

Field:

• is_active — master switch. Kalau 0, semua flow mati.
• timezone — offset GMT (int: -12 sampai +14)
• work_hours_start / work_hours_end — format "HH:MM" (misal "08:00", "20:00")
• work_days — hari yang boleh kirim, format "0,1,2,3,4,5,6" (0=Minggu, 1=Senin, ..., 6=Sabtu)
• max_follow_up_per_contact — batas flow berbeda per kontak. 0 = unlimited.
• min_delay_between_steps — minimum menit antar step (override delay per-step kalau lebih kecil)
• device_ids — array device yang dipakai. Minimal 1.

① Aktifkan Follow Up Otomatis WAJIB #

Type: Checkbox

Default: OFF (tidak centang)

Fungsi: Master switch. Kalau OFF, semua flow Anda tidak akan kirim pesan apa pun, meskipun flow-nya aktif individual. Pakai ini untuk "emergency stop" kalau ada masalah.

Rekomendasi: Centang setelah semua setting lain terisi benar.

② Zona Waktu WAJIB #

Type: Dropdown (UTC-12 sampai UTC+14)

Default: UTC+7 (WIB)

Fungsi: Menentukan bagaimana sistem membaca "jam kerja". Kalau pilih UTC+7 dan jam kerja 08:00-20:00, artinya pesan hanya dikirim antara 08:00-20:00 WIB, bukan UTC.

Pilihan populer:

• UTC+7 (WIB) — Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan
• UTC+8 (WITA) — Bali, Makassar, Balikpapan
• UTC+9 (WIT) — Jayapura, Papua

Tips: Pilih timezone lokasi customer, bukan lokasi server/Anda. Kalau customer Anda di Jakarta tapi Anda di luar negeri, tetap pilih UTC+7.

③ Jam Kerja Mulai & Selesai #

Type: Time input (HH:MM)

Default: kosong (= kirim 24 jam)

Fungsi: Batas jam yang boleh kirim pesan follow up. Kosong = kirim kapan saja.

Skenario umum:

④ Hari Kerja #

Type: Checkbox group (Senin-Minggu)

Default: kosong (= kirim semua hari)

Fungsi: Hari apa saja yang boleh kirim pesan. Kalau tidak ada yang dicentang = kirim semua hari.

Skenario:

• Retail: Senin-Minggu (semua hari)
• B2B/Office: Senin-Jumat (skip weekend)
• Warung kecil: Senin-Sabtu (skip Minggu)
• Hotel: Semua hari (termasuk weekend)

⑤ Maksimal Follow Up Per Kontak #

Type: Number

Default: 5

Fungsi: Batas berapa flow berbeda yang boleh jalan ke 1 kontak dalam satu waktu. Bukan jumlah pesan, tapi jumlah flow aktif.

Contoh: Misal max = 3. Kontak "Budi" sudah di 3 flow aktif: "Follow Up Leads", "Reminder Cart", "Promo Ramadan". Kalau ada flow ke-4 yang coba masukkan Budi (via tag atau import), akan di-skip.

Kenapa ada batasan ini? Supaya 1 kontak tidak di-spam multi flow bersamaan.

Isi 0 untuk unlimited (tidak ada batasan).

⑥ Jeda Minimum Antar Step (menit) #

Type: Number

Default: 60 (1 jam)

Fungsi: Minimum jeda antar pesan dalam satu flow. Kalau delay per-step lebih kecil, akan di-override ke nilai ini.

Contoh: Misal min_delay = 60 menit. Di flow Anda set Step 2 delay 5 menit. Sistem akan override jadi 60 menit.

Kenapa penting? Anti-spam. Pesan yang dikirim terlalu rapat bisa memicu WhatsApp flag nomor Anda.

Isi 0 untuk disable (pakai delay per-step apa adanya).

⑦ Device Pengirim WAJIB #

Type: Multiselect

Default: kosong

Fungsi: Device WA mana saja yang dipakai untuk kirim. Sistem pakai round-robin (bergiliran) untuk membagi beban.

Pilihan:

• 1 device — semua pesan dari nomor yang sama. Resiko ban lebih tinggi.
• 2 device — beban dibagi 2. Customer ke-1 dari Device A, ke-2 dari Device B, ke-3 dari A lagi, dst.
• 3+ device — makin banyak makin aman, tapi customer mungkin bingung kalau nomor pengirim berubah-ubah.

① Title (Nama Template) #

Fungsi: Nama internal, tidak ditampilkan ke customer. Pakai penamaan yang jelas supaya gampang dicari nanti.

Contoh nama baik:

• ✅ "Sapaan Pertama Leads Baru"
• ✅ "Reminder Bayar Hari ke-3"
• ✅ "Promo Akhir Bulan - Versi 1"

Contoh nama kurang baik:

• ❌ "Pesan1" (tidak jelas isinya)
• ❌ "coba2" (sementara, nanti bingung)
• ❌ "" (kosong — sistem akan tolak)

② Message (Isi Pesan) #

Fungsi: Teks yang akan dikirim ke customer. Support markdown WhatsApp dan variable.

Format yang didukung:

• *tebal* → tebal
• _miring_ → miring
• ~coret~ → coret
• code → monospace

Variable yang bisa dipakai:

• {nama} — nama kontak dari database
• {produk} — field custom "produk" di data kontak
• {harga} — field custom "harga" di data kontak
• {nama_field} — field custom lainnya

Contoh pesan lengkap:

③ Media URL (Opsional) #

Fungsi: URL gambar/video yang akan dikirim bersama pesan. Pesan jadi caption.

Format didukung: .jpg, .jpeg, .png, .mp4, .mov

Ukuran maksimal: 16 MB per file

Cara upload:

1. Klik tombol upload file
2. Pilih file dari komputer
3. Tunggu upload selesai (ada progress bar)
4. URL akan otomatis terisi

④ Button Text + URL (Opsional) #

Fungsi: Tombol link yang muncul di bawah pesan. Customer klik → buka URL.

Contoh pemakaian:

• Button Text: Lihat Katalog | URL: https://shop.com/katalog
• Button Text: Chat CS | URL: https://wa.me/628123456789
• Button Text: Download Ebook | URL: https://example.com/ebook.pdf

① Nama Follow Up WAJIB #

Nama internal untuk mengidentifikasi flow. Tidak dilihat customer.

Contoh:

• "Follow Up Leads Dingin - Produk Skincare"
• "Reminder Bayar - Cart Abandoned"
• "Onboarding Member Premium 7 Hari"

② Tag Pemicu WAJIB #

Fungsi: Tag yang akan memicu auto-trigger. Kontak yang punya tag/group dengan nama sama persis akan otomatis masuk flow.

Rules penting:

• Case-sensitive: Leads_Dingin ≠ leads_dingin
• Tidak boleh ada spasi: pakai underscore _ atau dash -
• Hindari karakter khusus: hanya huruf, angka, underscore, dash

Contoh yang baik:

• ✅ leads_dingin
• ✅ cart_abandoned
• ✅ member_vip
• ✅ promo_2024

Contoh yang buruk:

• ❌ Leads Dingin (ada spasi)
• ❌ leads@dingin (karakter khusus)
• ❌ @#$% (tidak ada huruf)

③ Status #

Fungsi: On/off switch per flow.

• Aktif (1) — flow jalan, kontak otomatis masuk, cron worker kirim pesan
• Nonaktif (0) — flow pause total. Kontak existing tidak terima pesan lagi. Kontak baru tidak bisa masuk flow ini.

Kapan pakai Nonaktif?

• Lagi edit flow, belum siap dipakai customer
• Promo berakhir, stop dulu tanpa hapus
• Ada bug/typo, perlu fix sebelum lanjut

④ Tanggal Berakhir (Opsional) #

Type: Date time picker

Fungsi: Tanggal & waktu flow otomatis berhenti. Kosongkan = flow jalan selamanya.

Efek setelah expired:

• Auto-trigger via tag tidak lagi masukkan kontak baru
• Kontak yang sudah di flow dan statusnya active akan di-set completed otomatis saat cron jalan
• Bisa di-edit untuk memperpanjang (set tanggal baru)

Contoh pemakaian:

• Promo Idul Fitri → set expired 31 Mei 2026
• Flash sale 24 jam → set expired besok jam sekarang
• Campaign Q4 → set expired 31 Desember 2026

① Urutan (step_order) #

Type: Number (mulai dari 0)

Fungsi: Menentukan urutan pengiriman. Step dengan urutan 0 dikirim paling pertama.

Cara penomoran:

• Step pertama → urutan 0
• Step kedua → urutan 1
• Step ketiga → urutan 2
• ...dan seterusnya

② Tipe Delay #

Type: Dropdown (Menit / Jam / Hari)

Fungsi: Unit waktu untuk delay.

Konversi:

• Menit × 1
• Jam × 60 menit
• Hari × 1440 menit (24 jam)

③ Nilai Delay #

Type: Number (≥0)

Fungsi: Angka delay.

Contoh kombinasi:

④ Pakai Template atau Pesan Langsung? #

Di setiap step, Anda pilih salah satu:

Opsi A: Pakai Template

• Dropdown "Gunakan Template" → pilih template yang sudah dibuat
• Pesan & media dari template akan dipakai
• Tidak perlu isi field Pesan/Media di step
• ✅ Bagus untuk pesan yang dipakai di banyak flow

Opsi B: Pesan Langsung

• Dropdown "Gunakan Template" tetap di "Pilih Template" (tidak pilih apa-apa)
• Isi field Pesan, Media, Button secara manual di step
• ✅ Bagus untuk pesan one-off yang unik

⑤ Tombol Tambah Step / Hapus Step #

Tambah Step: Tombol abu-abu di bawah list step. Klik untuk tambah step baru. Urutan otomatis di-increment.

Hapus Step: Tombol merah di corner kanan atas tiap step card. Klik akan menghapus step dari flow.

Flow: "Follow Up Leads Skincare - 7 Hari" #

Steps: #

🎯 Cara A: Otomatis via Tag/Group (RECOMMENDED) #

Cocok untuk: Leads baru yang masuk terus-menerus. Setup sekali, kontak baru otomatis masuk flow.

Step-by-step: #

1. Buka menu Kontak → Group
2. Klik Buat Group Baru
3. Isi nama group SAMA PERSIS dengan trigger_tag flow (misal: leads_skincare)
4. Simpan group
5. Tambahkan kontak ke group:
   • Manual satu per satu (pilih kontak → edit → tambah ke group)
   • Atau import CSV ke group tsb
   • Atau via API dari form website Anda
6. Otomatis kontak akan masuk flow dalam 1-5 menit (tergantung cron)

Verifikasi kontak sudah masuk: #

1. Buka menu Follow Up Otomatis → Kontak Follow Up
2. Filter by flow name
3. Kontak baru akan muncul dengan status active dan current_step = 0

⚠️ Hal yang perlu diperhatikan: #

• Tag/group case-sensitive
• Kontak yang sudah ada di flow sama tidak akan di-duplicate (skip)
• Kalau max_follow_up_per_contact sudah tercapai, kontak akan di-skip
• Kalau flow is_active = 0, auto-trigger tidak jalan
• Kalau flow sudah expired, auto-trigger tidak jalan

📤 Cara B: Import Excel/CSV (BULK) #

Cocok untuk: Import leads yang sudah ada di Excel (dari export CRM, webinar registrant, dll).

Persiapan File CSV: #

Buat file CSV dengan 2 kolom: name dan number. Simpan dengan encoding UTF-8.

Aturan format nomor:

• Format yang diterima: 628xxx, 08xxx, +62xxx, bahkan dengan dash/spasi
• Non-digit akan otomatis di-strip (tanda +, spasi, dash, dll)
• Awalan 0 otomatis diganti 62
• Minimum 10 digit setelah cleaning

Step-by-step Import: #

1. Buka menu Follow Up Otomatis → tab Import Kontak
2. Pilih Follow Up tujuan dari dropdown
   • Hanya flow aktif & belum expired yang muncul
3. Klik Choose File → pilih CSV
4. Sistem auto-parse dan tampilkan preview
5. Review data di tabel preview (pastikan nama & nomor benar)
6. Centang "Update / reset progress kontak jika sudah ada di flow ini" jika Anda ingin:
   • Reset kontak lama yang statusnya completed/stopped/failed → back to step 0
   • Kalau TIDAK dicentang, kontak duplicate akan di-skip
7. Klik tombol biru Import
8. Tunggu proses selesai (1-30 detik tergantung jumlah data)
9. Hasil import tampil:
   • Berhasil: jumlah yang sukses dimasukkan
   • Gagal: jumlah yang gagal + detail error per baris

Contoh hasil import: #

⚠️ Batasan Import: #

• Max ~5000 baris per import (lebih dari itu bisa timeout). Split ke beberapa batch.
• Duplicate dalam CSV yang sama (2 baris dengan nomor sama) — baris pertama menang, kedua di-skip
• File harus .csv, bukan .xlsx (untuk sekarang)

👆 Cara C: Manual Per Kontak #

Cocok untuk: Kasus khusus — satu kontak spesifik yang ingin dimasukkan ke flow tanpa via tag.

Step-by-step: #

1. Buka menu Kontak di sidebar
2. Cari kontak yang ingin di-tambahkan (bisa filter by nama/nomor)
3. Di kolom Action, klik tombol biru dengan icon 🔄 (sync-alt)
4. Modal popup muncul dengan info kontak + dropdown flow
5. Pilih flow dari dropdown
   • Hanya flow aktif & belum expired yang muncul
6. Klik tombol Tambah ke Flow
7. Toast sukses muncul, modal close otomatis
8. Kontak langsung masuk flow dengan status active

⚠️ Error yang mungkin muncul: #

• "Follow up already active for this contact" — kontak sudah di flow ini, status active/paused
• "Contact has reached the maximum number of follow-up flows" — kontak sudah di max flow. Stop flow lain dulu atau naikan max_follow_up_per_contact
• "Follow up is not active" — flow-nya nonaktif, aktifkan dulu
• "Follow up has expired" — flow sudah lewat tanggal expired

Re-trigger kontak yang sudah completed: #

Kalau kontak pernah di flow ini dan status sekarang completed/stopped/failed, klik tombol 🔄 akan reset progress ke step 0 — kontak akan terima flow dari awal lagi.

⏸️ Pause #

Efek: Status jadi paused. Cron worker akan skip kontak ini. Tidak ada pesan yang dikirim.

Kapan pakai?

• Customer minta jeda dulu (mau pikir-pikir)
• Flow lagi di-edit, belum mau pesan keluar
• Customer lagi cuti/traveling, pause dulu

Karakteristik: Progress tidak hilang. Current_step tetap. Bisa di-Resume kapan saja dan lanjut dari step yang sama.

▶️ Resume #

Efek: Status kembali ke active. Cron worker akan pickup kontak ini lagi di siklus berikutnya.

Kapan pakai? Hanya untuk kontak berstatus paused. Untuk status lain, tombol ini disabled.

Efek pada waktu pengiriman: next_send_at akan di-hitung ulang dari waktu resume + delay step saat ini.

⏹️ Stop #

Efek: Status jadi stopped. Kontak keluar dari flow permanen.

Kapan pakai?

• Customer sudah beli, tidak perlu follow up lagi
• Customer unsubscribe / minta stop
• Kontak salah dimasukkan ke flow

Bisa di-resume? Tidak otomatis. Harus trigger ulang via tombol 🔄 di menu Kontak, atau via import dengan checkbox "update existing" dicentang.

• Read rate rendah (<50%): Pesan terlalu promosi, customer auto-ignore. Coba pesan lebih human.
• Reply rate rendah (<5%): CTA tidak jelas, customer tidak tahu harus balas apa. Tambahkan pertanyaan.
• Failure rate tinggi (>5%): Device sering offline. Periksa kondisi device, tambah backup device.

📋 Skenario 1: Nurturing Leads Skincare (7 Hari) #

Goal: Convert leads yang baru isi form jadi customer dalam 7 hari.

Setup Flow:

• Nama: Nurturing Leads Skincare
• Tag: leads_skincare
• Expired: kosong (jalan terus)

Steps:

Kenapa design seperti ini?

• 5 menit = first impression, customer masih hot
• 4 jam = reminder casual dengan social proof
• 1-2 hari = value-building, bukan jualan keras
• 3-5 hari = penawaran + urgency
• 7 hari = gracefully exit kalau tidak convert

🛒 Skenario 2: Cart Abandoned E-commerce #

Goal: Remind customer yang sudah klik "Beli" tapi belum bayar.

Setup Flow:

• Nama: Reminder Cart Abandoned
• Tag: cart_abandoned
• Expired: kosong

Steps:

Tips:

• Gunakan variable {produk} supaya customer inget apa yang mereka beli
• Link bayar harus fresh (generate short URL unik per order)
• Stop kontak setelah mereka bayar (via API integrasi ke payment gateway)

🎓 Skenario 3: Onboarding Member Baru (7 Hari) #

Goal: Activate member baru supaya mereka pakai produk/jasa Anda.

Setup Flow:

• Nama: Onboarding Member 7 Hari
• Tag: member_baru

Steps:

🎉 Skenario 4: Reminder Event / Webinar #

Goal: Pastikan peserta yang daftar webinar akan hadir di hari H.

Setup Flow:

• Nama: Reminder Webinar 25 April 2026
• Tag: webinar_apr2026
• Expired: 25 April 2026 23:59 (flow auto-stop setelah event)

Steps (jika daftar 7 hari sebelum event):

🎂 Skenario 5: Birthday Series (Multi-Step) #

Goal: Surprise customer di ulang tahun mereka + upsell diskon birthday.

Setup: Pakai fitur Ulang Tahun untuk trigger awal, lalu kombinasikan dengan Follow Up untuk rangkaian pesan.

Setup Flow:

• Nama: Birthday Series
• Tag: birthday_month (set via group atau API di tgl lahir customer)
• Expired: kosong

Steps:

💼 Skenario 6: B2B Lead Qualification (14 Hari) #

Goal: Qualify B2B leads sebelum sales call.

Setup Flow:

• Nama: B2B Lead Qualification
• Tag: b2b_leads
• Expired: kosong
• Setting: work_hours 09:00-17:00, work_days Senin-Jumat (skip weekend!)

Steps (13 hari workdays):

❌ Masalah 1: Menu Follow Up tidak muncul di sidebar #

Penyebab: Paket Anda belum include add-on Follow Up Otomatis.

Solusi:

1. Cek paket aktif di menu Billing
2. Kalau tidak ada baris "Follow Up Otomatis: Aktif", upgrade paket
3. Setelah payment confirmed, logout-login untuk refresh data paket

❌ Masalah 2: Flow aktif, kontak sudah masuk, tapi pesan tidak kirim #

Kemungkinan penyebab:

1. Setting global belum aktif → Buka Pengaturan, centang "Aktifkan"
2. Device di Setting tidak connected → Reconnect device di menu Device
3. Di luar jam kerja → Cek work_hours setting, tunggu masuk jam kerja
4. Di luar work_days → Cek apakah hari ini tidak dicentang di setting
5. Flow expired → Cek tanggal berakhir flow
6. next_send_at belum tiba → Cek kolom di Kontak Follow Up, tunggu sampai waktu tersebut

❌ Masalah 3: Auto-trigger via tag tidak jalan #

Penyebab:

• Nama tag/group beda dengan trigger_tag flow (case-sensitive!)
• Kontak sudah di flow ini sebelumnya (skip duplicate)
• Kontak sudah di max_follow_up_per_contact flow lain
• Flow is_active = 0 atau expired

Cara cek:

1. Pastikan group name identik dengan trigger_tag (copy-paste langsung)
2. Cek menu Kontak Follow Up — kalau kontak sudah ada, jangan tunggu auto-trigger; hapus dulu atau trigger manual
3. Test dengan kontak baru yang belum pernah di flow manapun

❌ Masalah 4: Pesan kirim ganda ke 1 kontak #

Penyebab: Biasanya karena:

• Kontak ada di 2 group berbeda yang trigger flow yang sama
• Flow punya step dengan urutan duplicate
• Ada lebih dari 1 flow yang trigger_tag sama

Solusi:

1. Cek flow yang aktif — apakah ada 2 flow dengan trigger_tag sama? Hapus salah satu
2. Cek step — apakah ada step_order duplicate? Re-number

❌ Masalah 5: Kontak status jadi failed #

Penyebab: Pengiriman gagal 3x berturut-turut (retry counter maxed out).

Penyebab kegagalan kirim:

• Device offline / disconnect
• Nomor customer diblokir/invalid
• Nomor sudah di-ban WhatsApp
• Error jaringan server

Solusi:

1. Cek error_message di detail log kontak
2. Fix penyebab (reconnect device, ganti device, dll)
3. Re-trigger kontak via tombol 🔄 di menu Kontak

❌ Masalah 6: Variable {nama} muncul apa adanya di pesan #

Penyebab: Field name di kontak kosong.

Solusi: Edit kontak, isi field Name. Atau pastikan saat import CSV, kolom name terisi.

❌ Masalah 7: Import CSV error "nomor tidak valid" #

Penyebab: Format nomor di CSV tidak bisa di-parse.

Cek:

• Nomor mengandung huruf? (harus digit only)
• Total digit kurang dari 10? (terlalu pendek)
• Nomor kosong?

Solusi: Lihat tabel error detail setelah import, fix nomor yang bermasalah di CSV, re-import (dengan centang "update existing" dimatikan supaya tidak double).

❌ Masalah 8: Pesan sampai ke customer telat beberapa jam #

Penyebab umum:

• Jam kerja selesai tepat saat next_send_at — tunggu work_hours besok
• Work days skip — tunggu hari kerja berikutnya
• Min_delay_between_steps override delay step yang lebih kecil
• Server sedang high load

Cara debug: Lihat kolom next_send_at di kontak. Kalau waktu di masa depan — normal, tunggu. Kalau waktu di masa lalu (lebih dari 10 menit) — laporkan ke support.

1. Pakai 2-3 device — distribusi beban, resiko ban per device lebih rendah
2. Min delay 60 menit antar step — tidak kirim rapat
3. Personalisasi dengan {nama} — pesan terasa manual, bukan bot
4. Variasi isi pesan — jangan semua step copy-paste dengan ganti angka doang
5. Max 4-5 step per flow — lebih dari itu customer kesal
6. Respect work_hours — 08:00-20:00, tidak kirim malam/subuh
7. Sertakan opt-out — tambahkan "Balas STOP untuk berhenti" di pesan terakhir
8. Warming up nomor baru — pakai nomor minimal 2 minggu untuk chat personal dulu sebelum pakai untuk follow up
9. Maintain ratio 1:3 — minimal 1 pesan personal untuk 3 pesan promosi
10. Test dulu ke nomor Anda sendiri sebelum flow dipakai ke customer

1. Jangan pakai nomor baru langsung untuk blast — pasti ban
2. Jangan set delay < 5 menit antar step — seperti spam bot
3. Jangan kirim link blacklist (bit.ly yang mencurigakan, link phishing, dll)
4. Jangan kirim ke nomor yang belum consent — scraping = pasti banned
5. Jangan pakai kata spam trigger: "FREE!!", "HADIAH!!!", "URGENT!!!", "KLIK SEKARANG"
6. Jangan duplicate pesan sama persis ke ratusan nomor sekaligus
7. Jangan kirim 1000+ pesan/hari per device — limit WA Business ~250/hari
8. Jangan ignore reply "STOP" — langsung Stop kontak di flow
9. Jangan beli database nomor — violasi TOS, pasti gagal
10. Jangan abuse variable — pakai max 2-3 variable per pesan

🚀 Siap Jalankan Follow Up Otomatis? #

Dengan fitur ini, bisnis Anda bisa otomatisasi follow-up leads, cart abandoned, onboarding member, dan berbagai skenario lain — tanpa perlu admin chat manual satu per satu.

Hemat waktu, tingkatkan konversi, buka peluang skalabilitas.

📚 Tutorial ini di-update secara berkala sesuai perkembangan fitur StarSender.

❓ Ada pertanyaan yang belum terjawab? Hubungi tim support di menu Bantuan.

© StarSender — WhatsApp Gateway Profesional Indonesia